Hoe je fotoshoots efficiënt inplant zonder je klant een gehaast gevoel te geven ⏰

Als fotograaf wil je de ultieme klantbeleving creëren, en dat betekent niet alleen dat de foto’s top zijn, maar ook dat de fotoshoot zelf relaxed verloopt. Maar hoe plan je al je shoots zo efficiënt mogelijk in, zonder dat je klant het gevoel heeft dat ze je even snel tussen je afspraken door moet "inproppen"? 🤔

Laat me je helpen! Ik heb tientallen shoots georganiseerd, twee fotostudio’s gerund en ben inmiddels wel een beetje de expert als het gaat om efficiënt werken zonder stress. Dus, als je weet wat ik weet, kan ik je nu al vertellen dat je klant niet hoeft te voelen alsof ze een express-trein van je bent. 🚂💨

Klaar voor wat golden tips om je fotoshoots te plannen als een pro? Hier komen ze!

1. Blokken, baby! – Maak ruimte in je agenda 📅

We willen altijd snel schieten en veel klanten in korte tijd inplannen, maar weet je wat er dan gebeurt? Je rent van shoot naar shoot, je klant voelt dat, en jij komt thuis als een uitgerangeerde batterij. En dat is allesbehalve de vibe die je wil. Trust me.

Wat je wel moet doen? Werken met tijdsblokken.

Dit betekent: maak blokken van bijvoorbeeld 2 uur in je agenda voor fotoshoots en houd je daar aan. Dus niet een shoot om 10:00, een andere om 12:30, en dan weer eentje om 16:30.

Nee, jij gaat voor een relaxed 2 uur waarin je je klant kunt helpen om zich op hun gemak te voelen en de foto’s te maken zonder gehaast te zijn. 😉

2. Maak tijd voor de voorbereiding (en een break voor jezelf!) 🧘‍♀️

Ja, echt waar. Je hoeft niet als een kip zonder kop van shoot naar shoot te rennen. Zelfs als je hoge klantverwachtingen hebt, kun je het overzicht bewaren.

• 30 minuten voor de shoot: Reserveer 30 minuten voor een beetje voorbereiding, bijvoorbeeld om je gear klaar te zetten of om even je social media bij te werken.

• 30 minuten tussen shoots: Reserveer minimaal 30 minuten tussen shoots door. Dit voorkomt dat je gehaast aan de volgende shoot begint en het geeft je tijd om even adem te halen.

  
  
  
  

3. Plan shoots op vastgestelde dagen en tijden ⏳

Als je op random momenten in je agenda mensen gaat inplannen, dan weet je nooit waar je aan toe bent. Je maakt jezelf gek! 🤯

Hacks:

• Bepaal specifieke shootdagen. Bijvoorbeeld: Maandag en woensdag zijn jouw shootdagen en dan plan je alles in blokken van 2 uur.

• Stel specifieke shoottijden in. Bijvoorbeeld 10:00 – 12:00, 13:00 – 15:00. Zo weet je precies wanneer je beschikbaar bent en voorkom je overboeking.

En als je merkt dat je een shoot kunt verkorten of juist meer tijd nodig hebt, pas dan je tijdsblokken aan. Flexibel zijn is key, maar wees wel strikt met je tijd!

4.  Wees glashelder over de shootduur 📏

Weet je wat klanten niet willen? Onzekerheid. “Hoe lang gaat deze shoot duren?” – daar willen ze antwoord op, en wel snel. 💬

Pro-tip: Geef je klant altijd van tevoren een duidelijke tijdsindicatie van de shoot. Zeg bijvoorbeeld: “De shoot duurt 45 minuten + 15 minuten voor outfits wisselen.” Als je klant weet hoe lang ze moeten rekenen, zal dat helpen om de ervaring relaxt en soepel te houden. En jij hebt er ook geen stress van.

5. Gebruik een planner die je kan vertrouwen 📖

Als je nog steeds met pen en papier werkt, is het tijd om een digitale planner aan te schaffen die je de controle geeft. Het lijkt misschien als meer werk, maar geloof me, dit bespaart je straks zoveel hoofdpijn! 🤕

Ik gebruik Google Calendar en stel notificaties in zodat ik precies weet wanneer mijn volgende klant aankomt. Andere tools zoals Studio Ninja of HoneyBook zijn top voor fotografen. Je kunt daar je hele workflow in opnemen, van facturatie tot shootdetails. Alles overzichtelijk op één plek!

6. Maximaliseer je uren per dag met mini-sessies 📸

Als je niet de hele dag vol wilt plannen met fotoshoots, kun je je aanbod aanpassen en bijvoorbeeld mini-sessies aanbieden van 20-30 minuten per klant. Dit kan voor headshots, profielen, of zelfs voor kleinere branding shoots.

Voordeel?

• Je kunt meer klanten boeken per dag zonder dat je in de stress schiet.

• Het is vaak een laagdrempeliger aanbod voor klanten en daardoor sneller te verkopen!

7. Geef je klant tijd om te ademen (en jij ook!) 💆‍♂️

De klant die je helemaal laat rennen door een agenda van shoots en fotosessies, is dezelfde klant die jouw stress kan voelen. En laat me je een geheim vertellen: je klanten kunnen ook wel een adempauze gebruiken.

Zorg dat je voldoende tijd overlaat voor gesprekken, het verkennen van locaties of een eventuele outfitwissel. Maar ook voor jezelf! Je gaat veel relaxter aan de volgende shoot beginnen als je je tijd goed plant.

8. Bouw 15 minuten in voor je social media 📸

Dit is een handige, efficiënte hack die je zo in je workflow kunt stoppen. Wat je doet? Je bouwt 15 minuten extra tijd in vóór de fotoshoot om wat leuke foto's voor je socials te maken! 🌟

Waarom?

• Locatiefoto’s: Maak snel wat mooie sfeerfoto’s van de locatie voor je feed of stories.

• Reels: Maak behind-the-scenes video’s van jezelf, je tas, de setting, of zelfs een mini-tutorial voor je volgers.

• Social media als visitekaartje: Denk eraan, je Instagram is je digitale visitekaartje! Het laat je werk zien, maar ook jouw persoonlijkheid. Maak daar gebruik van! Dit levert je niet alleen klanten op, maar geeft ze ook een kijkje achter de schermen en voelt het meer authentiek aan.

En voilà! Zo plan je snel, efficiënt en met rust. Geen stress, geen overhaaste shoots. Gewoon klanten die lekker genieten van de ervaring en jij die relaxed je werk doet. 😎

🔑 Wil je je werk nog efficiënter maken? Mijn Workflow Printable voor aan de muur is dé gamechanger! Met deze print-out kun je je week overzichtelijk inplannen, zodat je geen minuut meer verspilt en je je klanten altijd de beste ervaring biedt. 💥

👉 Pak ‘m hier! 👈

Geen gedoe, geen stress – gewoon slimme werkmethodes om meer klanten en meer € in dezelfde tijd te krijgen. Succes met plannen, je hebt dit! 🚀